Digitale Lösungen – perfekt auf ein Problem abgestimmt

Digitale Lösungen im Zollbereich sind eigentlich nichts Besonderes mehr. Insbesondere in Deutschland, wo die Kommunikation seit der Einführung von ATLAS vor fast 20 Jahren, vollständig elektronisch abgewickelt werden kann. Dies ist bis heute bei Weitem nicht in allen Mitgliedstaaten der Fall.

Die Kommunikation mit dem Zoll zu digitalisieren, ist in der Regel in Ländern wie Deutschland also nicht schwierig. Schwieriger wird es bei der Übermittlung von Unterlagen, die selten als verwertbarer, elektronischer Datensatz, sondern überwiegend als gescannte PDF Dokumente übermittelt, oder schlimmstenfalls noch gefaxt werden.

Viele Unternehmen verstehen PDF Dokumente aber als digitale Daten, obwohl diese Daten, die eigentlich schon an ihrem Ursprung oft schon elektronisch erfasst worden sind, diverse Male in der Lieferkette nochmals manuell erfasst werden.

Einige Mitgliedstaaten ermöglichen bis heute keine papierlose Übermittlung von Unterlagen, sondern schreiben die Papierform immer noch vor – so wie zurzeit noch in Polen.

Dort ist man gerade in der Testphase für das Automated Import System (AIS) gestartet, das später mit dem zentralen IT-System PUESC gekoppelt werden soll. Dass die Übermittlung von Unterlagen dann tatsächlich auch papierlos werden wird, ist zwar geplant, der Zeitpunkt der Umsetzung ist allerdings noch offen.

Der UZK soll dabei den Weg für die digitale Übermittlung von Informationen in allen Mitgliedstaaten möglich machen.

Um was es bei der Digitalisierung hier also eigentlich geht, ist die Kundenseite.

Die Hauptprobleme im Zollbereich liegen hierbei bei der Datenqualität und der Verantwortung für die gelieferten Daten. Während ein vollständig automatisierter Zollprozess in der Ausfuhr darstellbar ist und bei uns auch in der Praxis läuft, ist dies in der Einfuhr ungleich schwieriger.

Im Export haben wir es im Idealfall mit nur einer Datenquelle zu tun und das ist der Exporteur selber. Er produziert und handelt mit den Waren und hat entsprechend auch die spezifischen Warenkenntnisse die erforderlich sind, um eine korrekte Klassifizierung für die Exportkontrolle, aber auch für die Einreihung in die Außenhandelsstatistik durchzuführen. Zudem verfügt er ebenfalls über die meisten anderen Daten, wie Verkaufspreis, Adressdaten, Gewichte und Packstücke in elektronisch verwertbarer Form, damit sie für die automatisierte Erstellung einer Ausfuhranmeldung verwendet werden können. Hier muss der Ausführer nur seinen eigenen Daten vertrauen, sowie seine zoll- und außenhandelsrechtlichen Prozesse im Griff haben. In Fällen, in denen solche Ausfuhranmeldungen voll automatisiert durch unsere Systeme laufen, greifen unsere Fachleute nur noch bei Exceptions ein – wenn also mal die Ampel nicht auf grün springt.

Völlig anders sieht es im Import aus. Nicht nur, dass wir es hier mit diversen, teilweise ständig wechselnden Datenquellen zu tun haben, die sich untereinander nicht vertrauen, es gibt auch kein einheitliches Format, in dem Daten überhaupt übermittelt werden. Zudem trägt die Verantwortung für die Daten immer der Anmelder, also in der Regel der Importeur.

Können Sie sich vorstellen, dass eine virtuelle Steuerberater-Plattform ihre persönliche Steuererklärung beim Finanzamt abgibt, die auf Daten beruht, die Dritte für Sie elektronisch geliefert haben und sie kontrollieren diese noch nicht einmal? Nein? Eine Zollanmeldung ist in Deutschland nach UZK und der Abgabenordnung ebenfalls eine Steuererklärung.

Wie man die Kundenseite richtig digitalisiert, zeigen nicht nur die neuen digitalen Spediteure wie unser Kunde FreightHub aus Berlin, sondern inzwischen ergreifen auch die großen Akteure der Branche die Initiative.

Porath Customs Agents hat bereits 2004 mit der Einführung des elektronischen Kundenportals PORCOM (Porath Customs and Order Management), über das Aufträge elektronisch abgewickelt und der Status jederzeit nachverfolgt werden kann, Pionierarbeit im Zollbereich geleistet. Die Idee für die Umsetzung kam damals von einem großen Kunden, der keine Lust mehr hatte, die damals üblichen Auftragsformulare auszufüllen. Bei der Digitalisierung der Kundenseite kommt es entscheidend darauf an, seinen Kunden gut zuzuhören und deren Bedürfnisse zu kennen, bevor Lösungen entwickelt werden.

Für Anfang 2019 ist die Markteinführung einer vollständigen Neuentwicklung geplant, die den Markt für Zolldienstleistungen in Europa revolutionieren wird – vor allem aus der Kundenperspektive.

Von Joanna Porath, September 2018