Zeit ist Geld: 10 Tipps um Verzögerungen an der Grenze zu vermeiden

Verzögerungen an der Grenze sind im besten Fall lästig - im schlimmsten Fall aber ein Alptraum für die gesamte Supply Chain. Kein Importeur kann sich heutzutage mehr Lieferverzögerungen erlauben. Wir haben deshalb 10 wichtige Punkte für Sie zusammengestellt, um den Ärger und die Kosten, die mit Verzögerungen beim Import von Waren in die EU verbunden sind, so gering wie möglich zu halten.

1. Vollständige Dokumente – einer der häufigsten Gründe für Verzögerungen sind fehlende Dokumente: Handelsrechnung – und keine Proforma Rechnung, detaillierte Packlisten, Bill of Lading/Airway Bill, Ursprungszeugnisse, Präferenznachweise, Veterinärzeugnisse, Einfuhrlizenzen und Überwachungsdokumente sind nur einige der Dokumente, die gegebenenfalls vorgelegt werden müssen.
2. Falsche Dokumente – stellen Sie sicher, dass die Dokumente inhaltlich richtig sind. Falsche Warennummern, Produktbezeichnungen oder Angaben zu Ursprungsländern, sowie Dokumente, die mit denen anderer Sendungen vertauscht oder vermischt wurden, verursachen ärgerliche Fehler, die zum Teil nur schwer korrigierbar sind.
3. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Dokumente. Vergewissern Sie sich, dass die Dokumente und alle relevanten Informationen auch lesbar sind. Was so einfach klingt, ist ein häufiger Grund für Verzögerungen bei der Zollabfertigung an der Grenze.
4. Besorgen Sie alle relevanten Informationen frühzeitig, und leiten Sie diese auch weiter. Fehlende Informationen wie z.B. die Angabe der ATB Nummer (Referenznummer für die vorübergehende Verwahrung in Deutschland), verhindern dass die Daten rechtzeitig an den Zoll übermittelt werden können. Im Schiffsverkehr erhalten Sie die ATB Nummer in der Regel schon 8–10 Tage vor Ankunft – nutzen Sie die Zeit! Ebenso können fehlende Informationen die z.B. die Zollwertberechnung beeinflussen, zu Verzögerungen bei der Abfertigung führen.
5. Übermitteln Sie Daten rechtzeitig – wenn Sie alle Dokumente rechtzeitig vor Ankunft der Waren an uns senden, können wir die Vollständigkeit prüfen, fehlende Dokumente nachfordern, und die Zollanmeldung rechtzeitig vor Ankunft der Waren an die Zollstellen übermitteln. Bei Rückfragen bleibt so mehr Zeit, alles Notwendige zu veranlassen und Informationen nachzuliefern.
6. Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten – es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie Informationen oder Dokumente, die heute fast immer an einer Stelle in elektronischer Form zur Verfügung stehen, elektronisch an uns übermitteln können. Wir bevorzugen Web API mit XML oder JSON, entwickeln aber auf Wunsch auch individuelle Schnittstellen zu Ihren ERP Systemen. Über unser Kundenportal PORCOM können Sie alles voll digital abwickeln. Viele Wege stehen zur Verfügung, um Fehler durch Doppelerfassung von entscheidenden Informationen zu vermeiden.
7. Werden Sie AEO – als Authorized Economic Operator können Sie Verzögerungen bei der Zollabfertigung vermeiden. AEOs wurde nach eingehender Prüfung durch den Zoll bescheinigt, dass sie zuverlässig sind. Dies beeinflusst die elektronische Risikoanalyse des Zolls positiv.
8. Setzen Sie Dienstleister ein, die ebenfalls AEO sind. Vorteile die AEOs beim Import von Waren aus Drittländern geboten werden, können zwar nur von den Importeuren in Anspruch genommen werden. Jedoch ist der AEO ein Gütesiegel und ein Nachweis dafür, dass ihr Dienstleister seine Zollprozesse unter Kontrolle hat, seine Mitarbeiter regelmäßig schult, und Sie keinen fi nanziellen Risiken ausgesetzt sind. Dies wirkt sich positiv auf die Qualität der Zollanmeldungen, und damit auf die Bearbeitungszeit beim Zoll aus.
9. Stellen Sie sicher, dass die Waren anhand der Dokumente eindeutig zu identifizieren sind. Auch als AEO sind Sie nicht davon befreit, dass stichprobenweise Warenkontrollen durch den Zoll durchgeführt werden. Bei Sendungen, die aus mehreren Artikeln bestehen, hilft es dem Zoll die richtigen Artikel schneller zu finden, wenn die Markierung auf der Verpackung mit den Dokumenten übereinstimmt, und Angaben über die genaue Beladung z.B. des Containers vorhanden sind.
10. Arbeiten Sie mit einem Zollagenten zusammen, der einen guten Ruf durch professionelle Zusammenarbeit mit den Zollbehörden hat. Dadurch stellen Sie sicher, dass Probleme im Vorfeld erkannt und beseitigt werden können, und die Kommunikation mit den Zollbehörden optimal funktioniert. Ob bei der Anmeldung Ihrer Waren oder bei der Durchführung und Organisation von Zollkontrollen – durch das Einschalten eines Zollspezialisten wie Porath Customs Agents haben Sie die beste Wahl getroffen, Ihre Sendungen effizient und schnell über die Grenze zu transportieren.