Die Handelsrechnung im Import und Export – 7 Punkte um Rückfragen zu vermeiden

Die kommerzielle Handelsrechnung spielt in der Einfuhr eine besondere Rolle. Die dort enthaltenen Daten bilden die Grundlage für einen Großteil der Zollanmeldung und für die Zollwertanmeldung. Fehlen dort bestimmte Angaben, müssen diese Informationen auf andere Art und Weise mitgeteilt werden. Ob eigene Zollabteilung oder externer Dienstleister - an dieser Stelle in die Vollständigkeit der Daten zu investieren, zahlt sich für alle Beteiligten aus. Denn die Zollwertanmeldung ist eine Steuererklärung. Wir haben für Sie die sieben wichtigsten Inhalte der kommerziellen Handelsrechnung zusammengefasst, die für eine Zollabfertigung ohne Verzögerung und zeitaufwändige Rückfragen wichtig sind.

1. 1. 1. Warenbeschreibung oder eindeutige Artikelnummer – Den Lieferanten zu überzeugen, eine für die Zollanmeldung ausreichende Warenbeschreibung in die Handelsrechnung aufzunehmen, ist sicherlich nicht einfach zu organisieren. Für jeden Artikel der importiert wird, sind Angaben über Material und Beschaffenheit, und auch über den Verwendungszweck der Ware von entscheidender Bedeutung für die Einreihung der Waren in den Zolltarif. Eine Alternative bietet die Möglichkeit, dass der Lieferant die Artikelnummern des Importeurs mit in die Handelsrechnung aufnimmt. So kann über Artikellisten eine eindeutige Zuordnung ermöglicht werden. Angaben zum HS-Code in der Handelsrechnung bieten zwar einen Anhaltspunkt, um welche Warengruppe es sich handeln könnte, für die genaue Bestimmung der Zolltarifnummer ist der HS-Code aber nicht ausreichend. Von der Zolltarifnummer hängen auch weitere Maßnahmen wie z.B. Antidumping-Zölle, Agrar-Zölle, Verbrauchsteuern und Genehmigungspflichten ab.

       

      2. Vollständige Adressdaten des Käufers und des Verkäufers – In der Praxis sind unvollständige Adressdaten immer wieder ein häufiger Grund für Rückfragen. Die Vollständigkeit ist deshalb so wichtig, weil diese Daten für den Steuerbescheid verwendet werden, und auch die Sanktionslistenprüfung anhand dieser Daten vorgenommen wird.

       

      3. Lieferbedingung (Incoterms™) – Die Basis für die Berechnung des Zollwerts ist in der Regel der CIF-Wert frei Grenze der EU, also alle Kosten inklusive See-/Luftfracht bis zur EU-Außengrenze und die Versicherungsprämie. Angaben wie „freight collect“ oder „freight prepaid“ auf dem Bill of Lading oder Airway Bill betreffen nur den Ort der Zahlung, und sagen nichts über die Kosten aus, die im Rechnungspreis bereits enthalten sind – oder auch nicht.
         Neben vielen anderen Kosten, die bei der Zollwertberechnung häufig vergessen werden, ist das Fehlen der Lieferbedingung auf der Rechnung einer der häufigsten Gründe für Rückfragen.

       

      4. Stückzahl und Wert je Artikel – Neben den Zollförmlichkeiten werden mit der Zollanmeldung auch statistische Anmeldeverpfl ichtungen erfüllt. Hierfür sind oft Angaben über die genaue Menge erforderlich. Fehlen diese Angaben in der Zollanmeldung, wird die Nachricht von der Plausibilitätenprüfung des Zolls automatisiert abgewiesen – und führt auch hier zu einer garantierten Nachfrage. Da die Stückzahl nicht für alle Einfuhren angegeben werden muss, empfehlen wir diese Information grundsätzlich auf der Handelsrechnung mit aufzunehmen. Das hält den Aufwand gering, und stellt im Ergebnis sicher das diese Information immer dann vorliegt, wenn sie benötigt wird.

       

      5. Kostenlose Lieferungen (F.O.C. – free of charge) – Für kostenlos gelieferte Waren muss ebenfalls ein Zollwert angegeben werden. Da für diese Artikel kein Transaktionswert vorliegt, müssen alternative Methoden der Zollwertberechnung herangezogen werden. Ist für die gleichen Artikel ein Wert auf der Rechnung vorhanden? Wurde die gleiche Ware schon einmal eingeführt? Oder gibt es gleichartige Waren, die einen Anhaltspunkt geben? Fiktive Warenwerte anzugeben ist nicht erlaubt. Die Methode der Zollwertberechnung unterliegt festen Regeln. Kontaktieren Sie Ihren Porath Kundenbetreuer wenn Sie Unterstützung benötigen.

       

      6. Gesamtpreis und Währung – Um die Vollständigkeit bei mehrseitigen Dokumenten prüfen zu können, ist es wichtig das auch der Gesamtpreis auf der Rechnung ersichtlich ist. Da in der Regel der Zollwert in Euro umgerechnet werden muss, ist auch eine Information über die Währung notwendig, in der die Rechnung ausgestellt worden ist.

       

      7. Umsatzsteuer Identifikationsnummer bei innergemeinschaftlicher Lieferung – Bei Einfuhren mit anschliessender innergemeinschaftlicher Lieferung im Verfahren 42 muss auch die Handelsrechnung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies beinhaltet die Angabe der Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Erwerbers auf der Handelsrechnung. Wenn zusätzlich noch ein Fiskalvertreter eingeschaltet wird, muss sich ein Hinweis auf die Fiskalvertretung, sowie der Name und die Umsatzsteuer Id. des Fiskalvertreters auf der Rechnung befinden.