Faktura handlowa w imporcie i eksporcie – 7 punktów pozwalających uniknąć dodatkowych wyjaśnień

Komercyjna faktura handlowa odgrywa szczególną rolę w imporcie. Zawarte w niej dane stanowią podstawę większości deklaracji celnych i deklaracji wartości celnej. Jeżeli brakuje tam określonych danych, należy podać te informacje w inny sposób. Niezależnie od tego, czy zajmuje się tym własny dział celny, czy zewnętrzny usługodawca - inwestycja w kompletność danych na tym etapie opłaca się wszystkim uczestnikom. Deklaracja wartości celnej jest bowiem deklaracją podatkową. Przygotowaliśmy dla Państwa zestawienie 7 najważniejszych elementów komercyjnej faktury handlowej, które są ważne do dokonania odprawy celnej bez opóźnień i czasochłonnych dodatkowych wyjaśnień.

1. Opis towaru lub jednoznaczny numer artykułu – Przekonanie dostawcy do umieszczenia na fakturze handlowej opisu towaru wystarczającego do celów deklaracji celnej nie jest z pewnością łatwe do zorganizowania. Informacje dotyczące materiału i właściwości każdego importowanego artykułu oraz przeznaczenia towaru mają decydujące znaczenie dla przyporządkowania towarów do taryfy celnej. Alternatywę stanowi możliwość, że dostawca umieści numery artykułów importera na fakturze handlowej. W taki sposób możliwe jest jednoznaczne przyporządkowanie poprzez listy artykułów. Informacje na temat kodu HS na fakturze handlowej dają wprawdzie wskazówkę, o jaką grupę towarów może chodzić, jednak do dokładnego określenia numeru taryfy celnej kod HS nie jest wystarczający. Od numeru taryfy celnej zależą również dalsze środki, np. cła antydumpingowe, cła rolne, podatki akcyzowe i obowiązki uzyskania zezwolenia.
2. Kompletne dane adresowe kupującego i sprzedającego – W praktyce niekompletne dane adresowe są wciąż częstą przyczyną dodatkowych wyjaśnień. Kompletność jest dlatego tak ważna, ponieważ te dane są wykorzystywane do wydania decyzji podatkowej, na ich podstawie dokonuje się także kontroli list sankcji.
3. Warunki dostawy (Incoterms™) – Podstawę do obliczenia wartości celnej stanowi z reguły CIF – wartość franco granica UE, a więc koszty włącznie z transportem morskim/ powietrznym do zewnętrznej granicy UE i składka ubezpieczeniowa. Informacje takie jak „freight collect“ lub „freight prepaid“ na konosamencie lub lotniczym liście przewozowym dotyczą tylko miejsca zapłaty i nie mówią niczego o tym, czy koszty są już zawarte na fakturze, czy też nie.
   Poza wieloma innymi kosztami, o których często zapomina się przy obliczaniu wartości celnej, brak warunków dostawy na fakturze jest częstą przyczyną pytań.
4. Liczba sztuk i wartość jednostkowa artykułu– Oprócz formalności celnych w deklaracji celnej wypełniane są również obowiązki dotyczące zgłoszeń statystycznych. W tym celu wymagane są często informacje na temat dokładnej ilości. Jeżeli tych informacji brakuje w zgłoszeniu celnym, wiadomość zostanie automatycznie odrzucona przez kontrolę poprawności systemu celnego – i również tutaj doprowadzi do gwarantowanych pytań dodatkowych. Ponieważ liczba sztuk nie musi być podawana do wszystkich importów, zalecamy zasadniczo umieszczanie tej informacji na fakturze handlowej. Pozwala to na utrzymanie niewielkich nakładów pracy i w efekcie zapewnienie, aby ta informacja była dostępna zawsze wtedy, kiedy jest potrzebna.
5. Bezpłatne dostawy (F.O.C. – free of charge)– Dla towarów dostarczonych bezpłatnie również należy podać wartość celną. Ponieważ brak jest wartości transakcyjnej dla tych artykułów, należy zastosować alternatywne metody obliczenia wartości celnej. Czy dla tych samych artykułów na fakturze zawarta jest jedna wartość? Czy już kiedyś importowano taki sam artykuł? Czy istnieją towary tego samego rodzaju, które mogą być wskazówką? Podawanie fikcyjnych wartości towarów nie jest dozwolone. Metoda obliczenia wartości celnej podlega stałym regulacjom. Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia, zachęcamy do kontaktu z Państwa doradcą klienta firmy Porath.
6. Cena łączna i waluta – W celu umożliwienia kontroli kompletności dokumentów wielostronicowych jest ważne, aby na fakturze widoczna była również cena łączna. Ponieważ z reguły należy przeliczyć wartość celną na euro, niezbędna jest także informacja na temat waluty, w której jest wystawiona faktura.
7. Numer identyfikacyjny VAT UE w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej – W przypadku importu, po którym następuje dostawa wewnątrzwspólnotowa w procedurze 42 także faktura handlowa musi odpowiadać wymogom ustawowym. Oznacza to podanie numeru identyfikacyjnego VAT UE nabywcy na fakturze handlowej. Jeżeli dodatkowo zostaje włączony przedstawiciel podatkowy, na fakturze musi znajdować się wzmianka o przedstawicielstwie podatkowym oraz nazwa i numer identyfikacyjny VAT UE przedstawiciela podatkowego.